Africa-Press – Niger. L’Université Abdou Moumouni de Niamey a lancé en 2023 une plateforme dénommée « Intra UAM » pour simplifier et améliorer le processus d’inscription. Ainsi prend fin, le traitement manuel des milliers de dossiers d’inscription, les files d’attente interminables et les risques d’erreurs de saisie ainsi que les pertes de temps inestimables.
Aujourd’hui, avec cette plateforme, l’administration universitaire a un accès total pour suivre et gérer la pré-inscription, la scolarité des étudiants et ce, dès leur entrée jusqu’à leur sortie de l’université. Ce procédé regroupe l’exportation des données, l’envoi de confirmations et la gestion des listes des étudiants. L’administration peut également, à travers cette plateforme, communiquer des notes, des dates d’examen, des emplois du temps et des relevés de note. Les étudiants quant à eux peuvent effectuer les paiements en ligne, facilitant ainsi le recouvrement des frais d’inscription.
Selon Dr Ganda Hassane, Chef service de la scolarité centrale de l’Université Abdou Moumouni (UAM) de Niamey, la raison première de la mise au point de cette plateforme tire son origine de l’accroissement de l’effectifs des étudiants. Pour mémoire, rappelle-t-il, en 2015 l’UAM comptabilisait 15.300 étudiants et l’année 2023 a été bouclée avec 32.200 étudiants. Cette progression fulgurante de plus de 110 % a créé des désagréments au niveau du paiement des frais de scolarité parce que la présence physique de l’étudiant était requise au guichet. Il n’est pas rare de trouver un étudiant venir faire la queue à 4 heures du matin pour pouvoir s’inscrire. Ce que confirment les étudiants. Moussa Hamani, étudiant en première année au département d’Anglais se réjouit de la mise en place de cette plateforme. Ayant fait son inscription en ligne, ce dernier confie n’avoir subi aucun désagrément. « J’ai entendu dire qu’avant il fallait venir faire le dépôt physique des dossiers. Pour s’inscrire c’était très difficile. Il fallait venir très tôt, faire la queue parfois toute la journée au niveau du guichet », souligne-t-il. Pour cela il remercie l’UAM d’avoir pensé à cette innovante solution.
Devant une telle situation, l’Université a dû innover en proposant ce paiement à distance disponible 24h/24. Cette facilité est bien appréciée des étudiants et de leurs parents qui se réjouissent du fait qu’ils peuvent effectuer le paiement des frais d’inscription eux-mêmes. Ils ont désormais la garantie qu’il n’y a pas de détournement car le paiement est automatiquement suivi de la délivrance d’un reçu qu’ils doivent télécharger et qui doit être présenté au service scolarité pour le retrait de la carte d’étudiant. La plateforme génère également les listes des étudiants inscrits et cet avantage facilite pour les facultés, l’organisation des évaluations.
Une plateforme aux multiples facilités
La première facilitée qu’offre la nouvelle plateforme, selon le responsable de la scolarité centrale, réside dans la réception des dossiers d’inscription des étudiants nouvellement arrivés sur le Campus. En effet, par le passé, à la sortie d’une session du baccalauréat, l’université de Niamey met à la disposition du service central de la scolarité une trentaine ou même une quarantaine d’agents qui doivent recevoir physiquement les dossiers d’inscription. « Ensuite ces agents doivent saisir ces dossiers et les enregistrer dans les bases de données. Ils auront également à scanner les différents documents d’état civil déposés par l’étudiant et les insérer dans un logiciel », complète le Dr Ganda pour indexer l’aspect colossal en ressource humaine. Aussi, grâce au paiement en ligne sur la plateforme, toutes les recettes sont centralisées dans le compte unique au trésor. Selon les explications de Dr Ganda, les montants collectés sont d’abord versés dans une banque locale, et c’est à partir de cette banque que les fonds sont transférés vers le compte du trésor. Les personnes compétentes en la matière suivent attentivement les opérations telles qu’elles se passent sur la plateforme puis le mouvement du compte dans la banque et enfin le virement vers le compte du trésor. Cela se passe en temps réel. Actuellement lorsqu’un étudiant fait un paiement, la scolarité voit apparaître le paiement sur la plateforme, il n’y a aucun délai entre la plateforme et le serveur de l’UAM, c’est instantané. « Nous gagnons en efficacité, en temps, en sécurité, nous ne pouvons qu’être satisfaits de cette solution tant attendue, qui est finalement mis en œuvre » a-t-il témoigné.
Informations toilettées et fiables
Cette année, avec le dépôt en ligne, la plateforme a été connectée avec celle des résultats du baccalauréat et il revient aux bacheliers de scanner et de joindre leurs documents et leurs photos. « Ce sont des informations fiables parce qu’elles ont été toilettées par le service du baccalauréat », rassure le responsable de la scolarité centrale, avant d’ajouter que la sélection a été très rapide. « Vers le 10 septembre déjà, chaque étudiant a reçu une réponse à sa demande et les cours ont pu débuter à l’université le 18 septembre avec les nouveaux bacheliers et les anciens étudiants », atteste-t-il.
Dr Ganda Hassane assure que les informations saisies dans la base de données sont fortement sécurisées. Une sauvegarde locale et délocalisée est faite pour qu’en cas d’incident au niveau du serveur que toute les données soient sauvegardées pour qu’un simple redémarrage d’un nouveau serveur puisse rétablir la situation sans perturbation. « Cette sauvegarde est faite manuellement tous les jours et automatiquement toutes les minutes. Le serveur lui-même est un serveur miroir un système de deux serveurs qui travaillent ensemble. Quand l’un a une difficulté, il partage avec l’autre une partie de son travail de façon à ce qu’on ne soit jamais en rupture », s’émerveille-t-il.
Une plateforme perfectible
L’évolution souhaitée, selon le responsable de la scolarité centrale, est qu’un espace de dialogue puisse être érigé avec les étudiants, un espace où ils pourront accéder et consulter toutes les informations les concernant sans se déplacer. Entre autres évolutions espérée, l’administration souhaiterai que l’ensemble des recettes liées aux frais de formation dans certaines sections ou frais de laboratoire puissent être payés via la plateforme. « Ce sont des innovations, les solutions ne tombent pas seules, il faut les initier et c’est la tâche qui nous a été confiée », a-t-il dit avant d’ajouter qu’avec cette application pour pouvoir s’ouvrir sur l’extérieur, elle doit pouvoir s’appuyer sur une connexion internet fiable et de qualité. Malheureusement, selon ce responsable, si on doit citer un des défauts de notre pays c’est bien l’accès à une connexion internet de qualité. « Nous avons eu quelques soucis au début avec le dépôt en ligne, la synchronisation n’était pas parfaite mais des efforts considérables ont été déployés par le Rectorat pour doter en électricité la salle des serveurs accompagner d’un système de panneaux solaire afin qu’aucun paiement ne se perde. Une fois qu’on a une connexion stable et une salle de serveur dont l’alimentation est sécurisée durablement on peut envisager beaucoup de chose dans la gestion de la scolarité à l’Université de Niamey », a conclu Dr Ganda Hassane.
Aminatou Seydou Harouna (ONEP)
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